Externer Datenschutzbeauftragter
Ein Datenschutzbeauftragter, der Risiken gewichtet und verständlich erklärt
Ich übernehme für Ihre Organisation die Aufgaben des Datenschutzbeauftragten, als externer Dienstleister mit festem Vertrag. Die Verantwortung für den Datenschutz bleibt bei Ihnen. Ich sorge dafür, dass Sie wissen, was zu tun ist und in welcher Reihenfolge.
Format: laufendes Mandat, Umfang nach Größe und Bedarf Ihrer Organisation
Laufzeit: nach Vereinbarung
Für: Unternehmen ab etwa fünf Mitarbeitenden, Vereine, gemeinnützige Organisationen und Behörden
Benennungspflicht
Brauchen Sie einen Datenschutzbeauftragten?
Die wichtigsten Fallgruppen im Überblick. Trifft keine zu, gelten die Pflichten der DSGVO trotzdem. Ein externer DSB kann dann als Ansprechpartner sinnvoll sein, muss es aber nicht.
Behörden und öffentliche Stellen
Wer als Behörde oder öffentliche Stelle personenbezogene Daten verarbeitet, benennt einen Datenschutzbeauftragten. Ausgenommen sind Gerichte, soweit sie im Rahmen ihrer justiziellen Tätigkeit handeln.
Kerntätigkeit mit besonderem Risiko
Pflicht besteht, wenn Ihr Kerngeschäft darin liegt, Personen umfangreich, regelmäßig und systematisch zu überwachen, oder wenn Sie in großem Umfang besonders sensible Daten verarbeiten, etwa Gesundheitsdaten oder Angaben zu Straftaten.
In Deutschland zusätzlich
§ 38 BDSG
Schon wenn in der Regel mindestens 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind. Unabhängig von dieser Zahl außerdem, wenn Ihre Verarbeitungen eine Datenschutz-Folgenabschätzung erfordern oder Sie Daten geschäftsmäßig weitergeben oder für Markt- und Meinungsforschung nutzen.
Aufgaben
Was ich als Ihr Datenschutzbeauftragter übernehme
Was ein Datenschutzbeauftragter zu tun hat, legt die DSGVO fest. So sieht das in der Praxis aus:
Unterrichten und beraten
Leitung und Beschäftigte erfahren, welche Pflichten sie haben. In Ihrer Sprache, nicht in Paragrafen.
Überwachen, einschließlich Schulung
Ich überwache die Einhaltung des Datenschutzrechts und Ihrer internen Regeln. Dazu gehören die Sensibilisierung und Schulung der Mitarbeitenden und die dazugehörigen Überprüfungen.
Beraten zur Folgenabschätzung
Auf Anfrage berate ich zur Datenschutz-Folgenabschätzung und überwache ihre Durchführung.
Mit der Aufsichtsbehörde zusammenarbeiten
Ich arbeite mit der Aufsichtsbehörde zusammen.
Anlaufstelle sein
Für die Aufsichtsbehörde bin ich Anlaufstelle in Fragen, die mit der Verarbeitung zusammenhängen.
Unabhängig berichten
Bei der Erfüllung meiner Aufgaben bin ich nicht weisungsgebunden und berichte unmittelbar der höchsten Managementebene.
Ablauf
So läuft die Zusammenarbeit
1
Erstgespräch
Wir klären, ob Sie einen DSB brauchen und ob ich der Richtige bin. Meist reichen dafür 30 bis 60 Minuten, ich nehme mir aber so viel Zeit, wie Sie brauchen.
2
Bestandsaufnahme
Ich erfasse Ihre Verarbeitungen und gewichte die Risiken. Daraus entsteht eine Liste mit Reihenfolge.
3
Benennung und Meldung
Sie veröffentlichen meine Kontaktdaten und melden mich der Aufsichtsbehörde.
4
Laufende Betreuung
Ansprechbar bei Fragen, regelmäßige Überprüfung, Schulungen nach Bedarf. Wie oft wir uns abstimmen, richten wir nach dem, was Ihre Organisation braucht.
Häufige Fragen
Bleiben wir trotzdem selbst verantwortlich?
Ja. Verantwortlich bleibt Ihre Organisation, und sie muss im Zweifel nachweisen können, dass sie die Regeln einhält. Der Datenschutzbeauftragte berät und überwacht. Die Verantwortung nimmt er Ihnen nicht ab.
Was kostet ein externer Datenschutzbeauftragter?
Das hängt von Größe und Verarbeitungen Ihrer Organisation ab. Für den Einstieg, also die erste Dokumentation und die ersten Schritte, vereinbaren wir einen Festpreis. Danach zahlen Sie eine monatliche Pauschale für die Benennung, weitere Leistungen rechne ich nach Stunden ab. Nach dem Erstgespräch erhalten Sie ein konkretes Angebot. Für gemeinnützige Organisationen passe ich die Preise an ihre finanziellen Möglichkeiten an.
Schulen Sie auch unsere Mitarbeitenden?
Ja. Die DSGVO zählt die Sensibilisierung und Schulung der Mitarbeitenden ausdrücklich zum Aufgabenbereich des Datenschutzbeauftragten. Wie oft und in welchem Format, legen wir gemeinsam fest.
Sind Sie vor Ort oder online erreichbar?
Beides. Ich arbeite bundesweit, und das meiste lässt sich gut online oder am Telefon klären. Wenn ein Termin vor Ort nötig oder sinnvoll ist, komme ich zu Ihnen.
Was, wenn wir gar keinen DSB brauchen?
Dann sage ich Ihnen das. Ich nehme keinen Auftrag an, nur weil er Umsatz bringt. Wenn es sinnvoll ist, empfehle ich stattdessen eine Schulung oder eine einmalige Beratung.
Sie möchten wissen, ob Sie einen DSB brauchen?
Klären wir das im Erstgespräch.